Voor een veilige werkomgeving is helder beleid onmisbaar. Maar welk beleid is nodig voor sociale veiligheid? En welke wettelijke verplichtingen gelden er eigenlijk voor beleid?
In deze blog lees je welke beleidstukken en regelingen je nodig hebt om sociale veiligheid écht serieus te nemen – én wat daarvan wettelijk verplicht is.
Welk beleid is nodig voor sociale veiligheid op het werk?
Om sociale veiligheid op het werk te versterken, raden we aan om de volgende beleidstukken en regelingen op te stellen:
- Beleid omgangsvormen / Gedragscode (on)gewenst gedrag
- Klachtenregeling
- Klokkenluidersregeling
- Benoemingsdocumenten (voor vertrouwenspersoon, klachtencommissie, meldpunt)
- Algemene gedragscode
Deze stukken vormen samen de basis voor een sociaal veilige organisatiecultuur.
Beleid omgangsvormen – wettelijk verplicht?
In het Beleid omgangsvormen, ook wel Gedragscode (on)gewenst gedrag, leg je vast hoe medewerkers met elkaar omgaan. Wat is gewenst gedrag? En wat niet?
Daarnaast beschrijf je wat medewerkers kunnen doen als ze ongewenst gedrag ervaren of beschuldigd worden, en wat de rol is van leidinggevenden, collega’s (omstanders) en vertrouwenspersonen.
Is dit beleid verplicht?
Er is op dit moment nog geen letterlijke wettelijke verplichting. Er geldt een wel een wettelijke verplichting voor werkgevers om psychosociale arbeidsbelelasting te voorkomen. Een beleid omgangsvormen is een belangrijke manier om hier vorm aan te geven.
Let op: er is een wetsvoorstel in voorbereiding dat werkgevers met meer dan 10 medewerkers verplicht om een gedragscode ongewenst gedrag op te stellen.
Dus: een Beleid omgangsvormen is op dit moment al sterk aan te raden om te voldoen aan de algemene verplichting voor werkgevers – en een Gedragscode (on)gewenst gedrag is mogelijk in de toekomst wettelijk verplicht.
Klachtenregeling - wettelijk verplicht?
Een Klachtenregeling beschrijft de formele route voor medewerkers die een klacht willen indienen over ongewenste omgangsvormen. Hierin staan de rechten en plichten van alle betrokkenen (klager, beklaagde, klachtencommissie, werkgever).
Is een klachtenregeling verplicht?
Nog niet wettelijk verplicht, maar het wordt mogelijk wettelijk verplicht – onderdeel van hetzelfde wetsvoorstel als de Gedragscode (on)gewenst gedrag. Wie serieus werk maakt van sociale veiligheid, heeft nu al een Klachtenregeling op papier staan.
Klokkenluidersregeling – wettelijk verplicht?
In een klokkenluidersregeling is beschreven op welke wijze medewerkers vermoedens van misstanden kunnen melden bij een intern meldpunt, een externe bevoegde autoriteit én wanneer een medewerker bevoegd is om een vermoeden van een misstand bekend te maken bij de pers.
Is een klokkenluidersregeling verplicht?
Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) in werking getreden. Een klokkenluidersregeling is daardoor verplicht voor:
- Werkgevers waar gemiddeld 50 werknemers of meer werken
- Werkgevers met één medewerker of meer die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen
- Werkgevers met één medewerker of meer die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van vervoer
Daarnaast kunnen organisaties verplicht zijn om een klokkenluidersregeling op te stellen vanwege governancecodes. Zoals de Nederlandse Corporate Governance Code en de Code Pensioenfondsen 2024.
Benoemingsdocumenten voor vertrouwenspersoon, klachtencommissie en meldpunt – wettelijk verplicht?
In benoemingsdocumenten wijs je formeel vertrouwenspersonen, meldpunten en klachtencommissies aan. Je legt hierin ook vast welke bevoegdheden zij hebben. Bijvoorbeeld het recht op informatie voor de vertrouwenspersoon en het recht van onderzoek doen voor de klachtencommissie en het meldpunt.
Zijn deze documenten verplicht?
Nee, niet wettelijk verplicht. Maar: als er een situatie ontstaat waarin deze functionarissen moeten handelen, is het cruciaal dat hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden van tevoren goed zijn vastgelegd.
Het is dus een slimme stap voor elke organisatie die voorbereid wil zijn.
Algemene gedragscode - wettelijk verplicht?
De gedragscode vormt eigenlijk de basis voor het gewenste gedrag van je organisatie. Je legt als organisatie hierin vast welke waarden je belangrijk vindt en welke normen daarbij horen. In veel gedragscodes is ook aandacht voor naleving en sanctionering bij niet-naleving. Je kunt hierin ook het Beleid omgangsvormen en de Klokkenluidersregeling opnemen.
Is de Algemene gedragscode verplicht?
Voor de meeste organisaties is het niet verplicht om een algemene gedragscode te hebben.
In een aantal sectoren is dat anders. Zo zijn financiële ondernemingen en pensioenfondsen op grond van de Wft (Wet op het financieel toezicht) respectievelijk de PW (Pensioenwet) verplicht om een gedragscode te hebben. En beursgenoteerde ondernemingen kennen ook een wettelijke verplichting. De reikwijdte van deze gedragscodes rijkt verder dan sociale veiligheid. Deze gedragscodes zien vooral op de integere en beheerste bedrijfsvoering, dan wel de governance van de organisatie.
Conclusie: welk beleid is nodig voor sociale veiligheid?
Een overzicht:
Beleidstuk |
Wettelijk verplicht? |
|---|---|
| Beleid omgangsvormen | Ja, indirecte verplichting |
| Gedragscode (on)gewenst gedrag | Nog niet, mogelijk in de toekomst |
| Klachtenregeling | Nog niet, mogelijk in de toekomst |
| Klokkenluidersregeling | Ja, voor 50 mdw of meer en voor een aantal sectoren vanaf 1 mdw of meer |
| Benoemingsdocumenten | Nee, maar sterk aanbevolen |
| Algemene gedragscode | Alleen in specifieke sectoren verplicht |
Heb je een vraag of wil je een kennismakingsgesprek?
Wij denken graag met je mee over wat het beste past bij jouw organisatie.
