Privacy Statement

De VertrouwensAcademie treedt op als (coördinerend) vertrouwenspersoon en verzorgt opleidingen op het gebied van sociale en psychologische veiligheid en veilig melden.

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken. Wij vinden het belangrijk dat er verantwoord wordt omgegaan met je persoonsgegevens en vertellen je graag met dit privacy statement wat wij met je gegevens doen.

Ons privacy statement is onderverdeeld in 5 onderdelen:

  1. Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waarom?
  2. Welke beveiligingsmaatregelen hebben wij getroffen?
  3. Welke privacyrechten heb je en hoe kan je ze uitoefenen?
  4. Ons gebruik van cookies
  5. Hoe kom je in contact met De VertrouwensAcademie met je vragen over privacy?

1. Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waarom?

Algemeen
Als je via onze website (webformulier), per e-mail, telefonisch of per brief contact met ons opneemt voor een vraag, een opmerking of een klacht, zullen wij je persoonsgegevens moeten gebruiken om je vraag te kunnen beantwoorden. Voor dit gerechtvaardigd belang kunnen wij de volgende persoonsgegevens gebruiken:

  • voornaam
  • achternaam
  • adres
  • e-mailadres(sen)
  • telefoonnummer
  • relevante correspondentie

Gebruik van website
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om onze websitepagina’s zo toegankelijk en relevant mogelijk te laten zijn en zoveel mogelijk aan te passen aan de voorkeuren en interesses van onze bezoekers. Daarom maken wij gebruik van cookies. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken vind je in hoofdstuk 5 van dit statement.

Marketingactiviteiten en nieuwsbrieven
Wij kunnen je als (oud-)deelnemer aan onze bijeenkomst of als (oud-)opdrachtgever via fysieke post of e-mail benaderen met mailings met daarin voor jou relevante informatie. Voor dit doel gebruiken wij je naam, adresgegevens (in het geval van fysieke post) of e-mailadres (in geval van een e-mailing). Je kunt je afmelden voor onze (e-)mailings via een link onderaan de e-mail, per telefoon of per post.

Statistisch onderzoek
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om een beter beeld te krijgen van onze opdrachtgevers en deelnemers. Dit kunnen wij bereiken door onder andere persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, deelnemers en ons netwerk te analyseren. Deze inzichten kunnen ook worden gebruikt om onze diensten en producten, website en marketinginspanningen te verbeteren.

Bewaren en doorgifte anderen
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien je een opdrachtgever of deelnemer bent, zullen wij je gestelde vragen en gemelde klachten bewaren tot 2 jaar nadat de overeenkomst is beëindigd. Wij delen je gegevens niet met externe partijen. Indien je geen opdrachtgever of deelnemer bent, zullen wij gestelde vragen niet bewaren.

Opleidingen
Als je deelneemt aan een opleiding die wij verzorgen, dan verstrek je bij inschrijving persoonsgegevens aan de VertrouwensAcademie. Deze persoonsgegevens gebruiken wij voor:

  • het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld het versturen van informatie en een factuur;
  • het nakomen van wettelijke verplichtingen;
  • het afhandelen van je vragen of klachten en het bijhouden van je voortgang;
  • het informeren over relevante zaken met betrekking tot ons aanbod.

We kunnen in dit verband de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Titel
  • Voorletters
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • Mobiel nummer
  • E-mailadres
  • Functiegroep
  • Werkgever
  • Afdeling
  • Aanwezigheid bij opleidingen
  • Inschrijving voor een opleiding
  • Betalingsinformatie

In het kader van de opleidingen is het voor ons soms noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Na het afronden van een opleiding bewaren we je gegevens nog 7 jaar, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat je een opleiding hebt afgerond. Gegevens over registraties en diploma’s bewaren wij langer, bijvoorbeeld om aan te tonen dat een diploma door ons is uitgegeven.

Wij bewaren je contactgegevens om je te kunnen informeren over De VertrouwensAcademie en ons aanbod. Mocht je niet meer willen dat wij je gegevens gebruiken, dan kan je dat bij ons aangeven door een mail te sturen naar info@vertrouwensacademie.nl, te bellen naar 06 20 49 27 49 of een brief te sturen naar De VertrouwensAcademie, Jan Leentvaarlaan 61, 3065 DC Rotterdam.

Advies
Als wij adviesopdrachten uitvoeren, kunnen wij te maken krijgen met contactpersonen en informatie over medewerkers van onze opdrachtgever. De persoonsgegevens van deze personen verwerken wij alleen in het kader van het uitvoeren van deze overeenkomst. In principe verwerken wij van deze personen alleen de volgende gegevens:

  • Titel
  • Voorletters
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Telefoonnummer zakelijk
  • Mobiel nummer zakelijk
  • E-mailadres
  • Organisatie
  • Functie/afdeling

In het kader van rapportage en standpuntonderbouwing is het voor ons noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Na het afronden van een opdracht bewaren wij de gegevens die hebben geleid tot rapportage nog 7 jaar, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen hoe wij tot een standpunt zijn gekomen. (Eind)rapportages bewaren wij onbeperkt, omdat deze opgevraagd kunnen worden door de opdrachtgever.

Vertrouwenswerk
Wanneer we vertrouwenswerk uitvoeren hebben we persoonsgegevens nodig om onze opdracht uit te voeren. In principe verwerken wij de volgende persoonsgegevens van onze mensen die naar ons uitreiken voor bijstand:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Mobiele nummer
  • E-mailadres
  • Organisatie
  • Functie/afdeling
  • Omschrijving van de aard van de problematiek

In het kader van vertrouwenswerk is het voor ons noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wij bewaren persoonsgegevens tot en met één jaar na afronding van het begeleidingstraject.

Onze vertrouwenspersonen van de VertrouwensAcademie hebben geheimhouding aangaande de contactgegevens van de personen die naar hen uitreiken. De vertrouwenspersonen van de VertrouwensAcademie verstrekken alleen de persoonsgegevens aan een andere vertrouwenspersoon in geval van opvolging en/of (tijdelijke) vervanging en alleen na instemming van de persoon die begeleid wordt.

Mocht je niet meer willen dat wij je gegevens gebruiken, dan kan je dat bij ons aangeven door een mail te sturen naar info@vertrouwensacademie.nl, te bellen naar 06 20 49 27 49 of een brief te sturen naar De VertrouwensAcademie, Jan Leentvaarlaan 61, 3065 DC Rotterdam.

2. Welke beveiligingsmaatregelen hebben wij getroffen?
De VertrouwensAcademie heeft verschillende maatregelen genomen om de veiligheid van je persoonlijke informatie te waarborgen. We hebben technische, administratieve en fysieke procedures geïmplementeerd met als doel het beschermen van persoonlijke informatie tegen verlies of het verkeerde gebruik daarvan.

Gebruik van je gegevens door derden
Wij delen de gegevens van opdrachtgevers en deelnemers alleen met externe serviceproviders die voor ons ondersteunende bedrijfsactiviteiten uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het versturen van mailings. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af en maken wij afspraken over de beveiliging van de gegevens. Verder delen wij je gegevens wanneer dat vereist is door wetgeving of verwacht wordt door overheidsinstanties.

3. Welke privacyrechten heb je en hoe kan je ze uitoefenen?
Wanneer wij je persoonsgegevens verwerken, heb je een aantal rechten die je kan uitoefenen om controle te krijgen over de persoonsgegevens die wij van je verwerken. Specifiek heb je de volgende rechten:

  • Recht op inzage. Dit is je recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien.
  • Recht op rectificatie en aanvulling. Dit is je recht om je persoonsgegevens bij ons te wijzigen.
  • Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om ons te vragen minder gegevens van je te verwerken.
  • Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten die door ons worden genomen.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking wanneer wij je gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.
  • Het recht om vergeten te worden wanneer wij bijvoorbeeld je gegevens niet meer nodig hebben.
  • Het recht op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.
  • Het recht op duidelijke informatie.

Wil je een van bovenstaande rechten uitoefenen of meer informatie willen hebben over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je daarover contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@vertrouwensacademie.nl of te bellen naar 06 20 49 27 49. Je kunt ook een brief sturen naar: De VertrouwensAcademie, Jan Leentvaarlaan 61, 3065 DC Rotterdam.

4. Ons gebruik van cookies

Wij gebruiken Google Analytics om het gebruik van onze websites te analyseren, zodat wij functionaliteiten daarop kunnen aanpassen en verbeteren. We hebben de IP-adressen voor Google geanonimiseerd en delen geen gegevens met Google. Ook gebruiken wij cookies van Meta, X en Google om sociale media integratie op onze websites mogelijk te maken.

Links naar externe websites en sociale media
Onze website kan links naar externe websites en sociale media bevatten. De VertrouwensAcademie heeft geen controle over deze externe websites en wij moedigen je dan ook aan het privacybeleid van deze websites of sociale media te bekijken.

5. Hoe kom je in contact met De VertrouwensAcademie met je vragen over privacy?
Wij helpen je graag verder als je vragen of klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door De VertrouwensAcademie. Je kunt daarover contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@vertrouwensacademie.nl of te bellen naar 06 20 49 27 49.

Mocht je er met ons niet uitkomen, dan kun je je klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

De VertrouwensAcademie, Privacy Statement 1.0, 1 september 2025