Interne of externe vertrouwenspersoon: hoe maak je de juiste keuze? 

Sta je als organisatie voor de keuze om een interne of externe vertrouwenspersoon te benoemen? Dan ben je niet de enige. Kies je voor iemand intern, die de organisatie goed kent? Of voor een externe vertrouwenspersoon, met bredere ervaring maar wel weer duurder?

In dit artikel zet ik de belangrijkste overwegingen, voordelen en nadelen overzichtelijk op een rij, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Een terechte vraag. Ik probeer zo onafhankelijk mogelijk te adviseren, maar als externe vertrouwenspersoon heb ik hierin natuurlijk de schijn tegen. Ik vertel daarom ook graag in welke situaties juist de keuze voor interne vertrouwenspersonen de voorkeur heeft. 

Organisaties kiezen vaak voor een interne vertrouwenspersoon om de volgende redenen: 

Bekend met de organisatie
Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatiecultuur en -structuur. Dat kan helpen om signalen sneller te duiden.

Bekend met de persoon
De kandidaat werkt vaak al langere tijd binnen de organisatie. Hierdoor kun je beter inschatten of iemand beschikt over de juiste persoonlijke kwaliteiten voor deze rol.

Lagere kosten
Een interne vertrouwenspersoon is meestal goedkoper dan een externe.

Laagdrempelig voor medewerkers
Collega’s kunnen makkelijker even binnenlopen. Dat verlaagt de drempel om naar de vertrouwenspersoon te gaan.

Met name in kleinere organisaties kunnen nadelen zwaarder wegen:

Te veel betrokkenheid
De interne vertrouwenspersoon kent vaker de personen die bij een case betrokken zijn. Dit kan mogelijk het onbevangen luisteren bemoeilijken en onbewuste aannames versterken.

Weinig casuïstiek, weinig ervaring
In kleine organisaties is er vaak onvoldoende casuïstiek om snel ervaring op te bouwen. Veel vertrouwenspersonen volgen eerst een geaccrediteerde opleiding, maar ik vergelijk een opleiding met een rijbewijs halen. Het échte rijden, leer je ook pas in de praktijk. Een onervaren vertrouwenspersoon kan dure brokken maken, waartegen je je organisatie liever beschermt.

Beperkte onafhankelijkheid
Zolang alles ‘pais en vree’ is, is dit geen probleem. Maar zodra de vertrouwenspersoon gevoelige kwesties moet adresseren richting management, is dat als interne medewerker lastiger dan als externe.

Veel organisaties kiezen voor een externe vertrouwenspersoon vanwege:

Brede ervaring
Externe vertrouwenspersonen werken in meerdere organisaties en met uiteenlopende casuïstiek.

Adviesrol richting organisatie
Ervaren externen kunnen adviseren over beleid, preventie en sociale en psychologische veiligheid, gebaseerd op goede voorbeelden uit andere organisaties.

Onafhankelijkheid en afstand
Omdat een externe vertrouwenspersoon geen onderdeel is van de organisatie, kan deze wellicht objectiever luisteren en makkelijker lastige signalen bespreekbaar maken dan voor iemand die al bekend is met elementen uit een casus. De externe vertrouwenspersoon is immers geen onderdeel van de cultuur van de organisatie.

Professioneel netwerk
Externe vertrouwenspersonen beschikken vaak over een netwerk van mediators, klachtencommissies, onderzoekers en herstelprofessionals.

Makkelijker inzetbaar op hoger organisatieniveau
Externe vertrouwenspersonen kunnen vaak gemakkelijker hoger kader van een organisatie begeleiden dan één van de interne vertrouwenspersonen.

Er zijn ook redenen om juist géén externe vertrouwenspersoon te benoemen:

Hogere kosten
Een externe vertrouwenspersonen heeft een hoger uurtarief dan een interne vertrouwenspersoon.

Minder zichtbaar
Zonder actieve introductie en communicatie kan een externe vertrouwenspersoon onbekend of onzichtbaar blijven binnen de organisatie.

Minder kennis van de organisatie
Externe vertrouwenspersonen kennen de organisatiecultuur en -structuur minder goed, zeker in de beginfase.

Kwaliteit vooraf lastig in te schatten
Je weet niet altijd of de samenwerking goed zal zijn. Het voordeel: afscheid nemen van een externe is meestal eenvoudiger dan bij een interne benoeming.

Hoewel het niet verplicht is, is een geaccrediteerde vierdaagse opleiding sterk aan te raden voordat je start als vertrouwenspersoon. Het vak is namelijk hoog risico gevoelig, en daarom onverstandig om ‘er zomaar mee te beginnen’. De geaccrediteerde vierdaagse opleiding wordt afgesloten met een landelijk examen. Nadat je het examen hebt behaald, kun je een aanvraag indienen om LVV-Registervertrouwenspersoon® te worden. Je wordt dan opgenomen in het register van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).

Om geregistreerd te blijven, stelt de LVV eisen aan hercertificering. Dit betekent dat je als LVV-Registervertrouwenspersoon® in vier jaar tijd de onderstaande activiteiten moet uitvoeren:

• 24 uur bij- en nascholing
• 32 uur intervisie
• 16 uur extra activiteiten

Dit betekent gemiddeld 2 à 3 dagen per jaar en circa €335 opleidingskosten (exclusief uurloon). Bij een interne vertrouwenspersoon komen deze kosten volledig voor rekening van één organisatie; bij een externe worden ze verdeeld over meerdere opdrachtgevers. Voor veel organisaties is dit geen enkel probleem. Alleen is dit wel goed om van tevoren te beseffen.

Wat is nu beter? Een interne of externe vertrouwenspersoon benoemen?

Er is geen algemeen geldend antwoord te geven. De keuze is afhankelijk van de situatie van jouw organisatie.

Deze richtlijnen kunnen helpen bij je keuze:

• Benoem altijd minimaal twee vertrouwenspersonen. Zo bied je de medewerkers een keuze en is er achtervang.
• Combineer idealiter één interne en één externe vertrouwenspersoon. Zo behoud je de voordelen van beide type benoemingen.
• Benoem geen interne vertrouwenspersoon als:
  • de organisatie zeer klein is en de kans op belangenverstrengeling bestaat; of
  • er onvoldoende casuïstiek is om ervaring op te bouwen.
• Vind je het spannend om een onervaren interne vertrouwenspersoon te laten starten? Laat deze begeleiden door een ervaren (interne of externe) collega.
• Werk je voor een grote organisatie? En kun je meer dan twee vertrouwenspersonen benoemen? Is er voldoende casuïstiek voor vertrouwenspersonen om ervaring op te doen? Benoem dan vooral interne vertrouwenspersonen en daarnaast één externe vertrouwenspersoon.
• Werk je voor een zeer grote organisatie met een team van vertrouwenspersonen? En kun je de onafhankelijkheid van de vertrouwensfunctie – of in ieder geval van de coördinerend vertrouwenspersoon – goed borgen? Benoem dan alleen interne vertrouwenspersonen.