Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Het is een wijdverbreid misverstand: dat de functie van vertrouwenspersoon een verplichte functie is. Dat klopt niet, nu nog niet.

In dit artikel lees je:

• Voor welke organisaties een vertrouwenspersoon (VPO en VPI) wel verplicht is
• Welke wet- en regelgeving nu en straks van belang is
• Waarom het slim is om nu tóch al een vertrouwenspersoon te benoemen

Op dit moment is het aanstellen van een VPO nog niet wettelijk verplicht, maar:

• Werkgevers zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet wél verplicht om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen. Met PSA wordt ‘Ongewenste omgangsvormen’ bedoeld.
• De Arbeidsinspectie ziet het benoemen van een vertrouwenspersoon als een belangrijk onderdeel van de wettelijke verplichting.

Werkgevers die gemiddeld meer dan 50 werknemers in dienst hebben vallen onder de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Financiële instellingen en ondernemingen gericht op veilig vervoer hebben deze verplichting al vanaf één medewerker of meer.

Deze werkgevers zijn op grond van de Wbk verplicht om:

• Een meldingsregeling – ook wel klokkenluidersregeling genoemd – op te stellen waarin wordt uitgelegd op welke wijze werknemers op een veilige manier vermoedens van (aanstaande) misstanden intern en extern kunnen melden.
• In deze meldregeling moet vastgelegd zijn dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

Werkgevers doen er goed aan om hier een geschoolde en kundig vertrouwenspersoon voor aan te stellen. Wanneer een werkgever daar niet voor kiest, dan mag de werknemer ook zelf iemand uitkiezen als adviseur. Dat kan – bij wijze van spreken – diens buurman zijn. Als werkgever wil je voorkomen dat vermoedens van misstanden extern bekend raken én je wilt als werkgever ervoor zorgdragen dat een medewerker die een vermoeden van een misstand heeft een goede begeleiding krijgt. Het benoemen van een vertrouwenspersoon is in dat geval een goede oplossing. Op die manier zorg je ervoor dat de medewerker goed begeleid wordt en dat de medewerker wordt uitgenodigd om intern te melden. En zo voorkom je dat de medewerker uitreikt naar iemand die niet kundig is.

Het is dus niet letterlijk verplicht als werkgever om een VPI te benoemen. Het is wel zeer aan te bevelen gezien de andere wettelijke verplichtingen uit de Wbk die op de werkgever en de werknemer van toepassing zijn.

Op dit moment is er geen letterlijke verplichting om een vertrouwenspersoon (zowel VPO als VPI) te benoemen in je organisatie. Wel kun je spreken van een afgeleide wettelijke verplichting:

• VPO benoemen in het kader van het beleid ter voorkoming van psychosociale arbeidsbelasting op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• VPI benoemen in de hoedanigheid van de wettelijk verplichte functie van ‘adviseur’ zoals bedoeld in de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk)

Hoewel er nu nog geen wettelijke verplichting is voor het aanstellen van een VPO dan wel VPI, is het verstandig om al wél een vertrouwenspersoon aan te stellen. Zo bied je medewerkers professionele en veilige ondersteuning én voldoe je beter aan je zorgplicht.