In organisaties bestaan veel misverstanden over de functie van de vertrouwenspersoon. Vaak hoor ik dezelfde vragen en aannames terug. In deze blog zet ik de vijf meest voorkomende misverstanden over de functie vertrouwenspersonen op een rij – en leg ik uit hoe het écht zit.
Misverstand 1: De vertrouwenspersoon is onpartijdig
Vaak wordt gedacht dat de vertrouwenspersoon volledig onpartijdig is en ‘boven de partijen staat’. Dat klopt niet.
De vertrouwenspersoon is juist partijdig. Dat is juist de kracht van de functie van de vertrouwenspersoon: een medewerker kan erop rekenen dat de vertrouwenspersoon aan diens zijde staat.
Wanneer er een conflict is tussen twee medewerkers, kan een vertrouwenspersoon daarom maar één persoon bijstaan. Wanneer een tweede persoon in een bepaalde conflictsituatie zich bij dezelfde vertrouwenspersoon meldt, moet de vertrouwenspersoon deze persoon doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon.
Misverstand 2: De vertrouwenspersoon lost het op
Leidinggevenden vragen soms of een vertrouwenspersoon een probleem kan oplossen door te bemiddelen bij een conflict. Dat is niet de bedoeling: bemiddelen hoort niet bij de rol van de vertrouwenspersoon.
Een vertrouwenspersoon ondersteunt uitsluitend één medewerker in een conflict. Hij of zij helpt bij de voorbereiding op een gesprek, is aanwezig tijdens het gesprek en biedt nazorg. De vertrouwenspersoon helpt de mensen iets zélf op te lossen.
Voor bemiddeling verwijst de vertrouwenspersoon door naar een bemiddelaar of mediator.
Misverstand 3: Je kunt melding doen bij de vertrouwenspersoon
Een hardnekkige misvatting is dat een vertrouwenspersoon een meldpunt is. Dat is niet zo.
De vertrouwenspersoon is geen meldpunt, daar moet de organisatie een andere interne of externe functionaris voor aanwijzen. Bijvoorbeeld een meldpunt integriteit voor het melden van vermoedens van misstanden, of een klachtencommissie wanneer een medewerker een klacht wil indienen over ongewenste omgangsvormen.
De vertrouwenspersoon kan een medewerker wél begeleiden in het meldproces, maar de melding níet zelf aannemen.
Misverstand 4: De vertrouwenspersoon doet onderzoek naar een melding
In principe gelooft de vertrouwenspersoon de medewerker die naar hem/haar uitreikt op diens woord. Dat is juist de kracht van de functie van vertrouwenspersoon: dat de medewerker iemand heeft die achter hem/haar staat. Zeker wanneer de medewerker met tegenslag te maken heeft gehad, is het heel waardevol dat er iemand achter hem/haar staat.
Er zijn overigens wel grenzen: wanneer de medewerker verhalen vertelt, die écht niet waar kunnen zijn, dan heeft de vertrouwenspersoon wel degelijk een rol om hierin te spiegelen. Alleen komt dat naar mijn idee nauwelijks voor.
Daarnaast geldt:
- Het doen van onderzoek is een vak apart. Dat moet door experts worden uitgevoerd.
- De vertrouwenspersoon behoort partijdig te zijn, terwijl een onderzoeker onpartijdig behoort te zijn.
Misverstand 5: De vertrouwenspersoon luistert alleen, daar heb je dus niets aan
Door actief te luisteren en de juiste vragen te stellen, helpt de vertrouwenspersoon de medewerker overzicht en grip terug te krijgen. De medewerker blijft altijd zélf regie houden: zelf beslissen om wel of geen actie te ondernemen.
Alleen in uitzonderlijke gevallen onderneemt de vertrouwenspersoon zelf actie:
In geval van een misdrijf is de vertrouwenspersoon verplicht om aangifte te doen
Wanneer meerdere medewerkers over dezelfde ernstige situatie vertellen, maar zelf niet tot actie over durven te gaan.
Samenvattend
De functie van de vertrouwenspersoon wordt vaak verkeerd begrepen. Door deze vijf misverstanden uit de wereld te helpen, wordt duidelijk wat een vertrouwenspersoon wél doet: medewerkers bijstaan in lastige situaties zoals ongewenst gedrag en vermoedens van misstanden.
Heb je een vraag of wil je een kennismakingsgesprek?
Wij denken graag met je mee over wat het beste past bij jouw organisatie.
