Een (niet volledig) overzicht van veel gemaakte fouten in sociaal veiligheidsbeleid
Wanneer ik als vertrouwenspersoon bij een organisatie aan de slag ga, of gevraagd word om een team van vertrouwenspersonen samen te stellen, toets ik altijd eerst het ‘Beleid Sociale Veiligheid’. Niet alleen of het voldoet aan wet- en regelgeving, maar vooral: of het beleid wel voldoende veilig is. Opvallend genoeg is dat vaak niet het geval.
In dit artikel deel ik een aantal voorbeelden van fouten die ik regelmatig tegenkom, zodat jij ze kunt voorkomen.
Wat is beleid sociale veiligheid eigenlijk?
- Beleid omgangsvormen (dit kan ook opgenomen zijn in de Algemene Gedragscode)
- Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
- Klokkenluidersregeling
Wil je weten welke beleidstukken verplicht zijn voor jouw onderneming? Lees dan mijn blog waarin ik uitleg welke beleidstukken verplicht zijn.
Welke regels zijn van belang?
Bij het toetsen van beleid sociale veiligheid kijken we naar de verlichtingen in de
- Arbeidsomstandighedenwet,
- Wet bescherming klokkenluiders,
- governance codes,
- CAO’s en
- eventueel branchspecifieke wetgeving (zoals de Wet op het financieel toezicht (Wft) voor de financiële sector).
Hoe toets je de veiligheid van beleid?
Wanneer biedt het beleid onvoldoende veiligheid?
Op basis van de vele beleidsstukken die ik heb beoordeeld, zie ik regelmatig dezelfde tekortkomingen terugkomen. Hieronder een greep uit de meest voorkomende fouten.
Beleid omgangsvormen
- Er ontbreken preventieve maatregelen.
- Er zijn geen handreikingen voor:
-
- medewerkers die last hebben van ongewenste omgangsvormen,
-
- medewerkers die beschuldigd worden,
-
- leidinggevenden (hoe om te gaan met ongewenste omgangsvormen in diens team?).
- Het beleid ontbreekt in het geheel.
Klachtenregeling
- Medewerkers kunnen alleen een klacht indienen bij de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen na melding bij de directie.
- Het beleid verplicht medewerkers altijd eerst te proberen informeel de situatie op te lossen. Dit is in bepaalde situaties echt niet wenselijk.
- Vertrouwenspersonen beslissen of een klacht mag worden doorgezet naar de klachtencommissie, dat is niet hun rol.
- Beschuldigden hebben geen recht op:
-
- begeleiding van een vertrouwenspersoon,
-
- inzage in de klacht.
- Er ontbreken afspraken over het al dan niet bekendmaken van de uitkomst van een klachtenprocedure.
Klokkenluidersregeling
- Wettelijke definitie van het begrip misstand ontbreekt waardoor een melder niet weet wanneer die extern mag melden, dan wel naar de pers mag stappen.
- Klokkenluidersregeling is alleen van toepassing op huidige medewerkers die in loondienst zijn, terwijl de reikwijdte veel groter zou moeten zijn.
- Begrippen anoniem en vertrouwelijk melden worden door elkaar gehaald.
- De directie of het bestuur fungeert als meldpunt, dit maakt melden onveilig.
- Het recht om direct extern te melden bij een bevoegde partij ontbreekt in de regeling.
Functie vertrouwenspersoon
- Medewerkers kunnen de vertrouwenspersoon alleen via HR benaderen.
- Een directielid fungeert als vertrouwenspersoon.
- Er ontbreekt een mogelijkheid om vertrouwelijk te sparren met de vertrouwenspersoon doordat de vertrouwenspersoon tevens:
-
- meldpunt is, of
-
- als onderzoeker is benoemd.
- De vertrouwenspersoon heeft geen formele bevoegdheden om diens functie onafhankelijk uit te kunnen voeren.
Conclusie
Veel organisaties denken dat hun beleid sociale veiligheid op orde is. Het is immers opgesteld door deskundigen. Toch blijkt bij nadere lezing vaak dat het beleid niet veilig uitpakt.
Mijn advies: lees je beleid eens door de ogen van degene die het nodig heeft:
- de medewerker die iets wil melden,
- de medewerker die wordt beschuldigd,
- de leidinggevende die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen,
- degene die twijfelt over een misstand.
Zo ontdek je sneller waar jouw beleid nog niet veilig genoeg is
Heb je vragen over jullie eigen beleid sociale veiligheid?
Zou je je eigen beleid graag willen laten toetsen? Neem gerust contact met ons op. Wij kijken graag met je mee.
Of zou je liever willen leren hoe je je beleid zelf kan toetsen? Dan is onze opleiding ‘Beleid Sociale Veiligheid’ een goed idee. Tijdens onze eendaagse opleiding leer je waar je op moet letten. En aan het einde van de dag ontvang je voorbeeldmodellen die je voor je eigen organisatie als input kunt gebruiken.
